IPMA competenties ontwikkelen: 30-dagen actieplan voor projectmanagers

Week 1: Practice competenties (5 acties)

Definitie (kort): Practice binnen IPMA gaat over de “vakmatige kant” van projectmanagement: plannen, scope, risico’s, kwaliteit, voortgang, middelen en verandering. Het is uw gereedschapskist—maar pas waardevol als u die gereedschappen in de praktijk slim en mensgericht inzet.

Actie 1 — Maak uw project “bestuurbaar” in 1 A4

Kies één lopend project en vat het samen in één pagina:

• Doel en beoogd resultaat (wat is “klaar”?)

• Scope (wat hoort erbij, wat niet)

• Belangrijkste stakeholders

• Top 5 risico’s + mitigaties

• Top 5 afhankelijkheden

• Beslisagenda (welke besluiten, wanneer, door wie)

Meetbaar effect: Teams die een compacte project-‘one pager’ gebruiken, rapporteren vaak minder misverstanden en snellere besluitvorming omdat iedereen dezelfde taal hanteert. Maak het meetbaar door deze week uw eigen nulmeting te doen:

• Hoeveel “verhelderingsvragen” kreeg u vorige week? (tellen)

• Hoeveel keer moest een besluit opnieuw? (tellen)

Een project dat in één A4 bestuurbaar is, verlaagt faalkosten. Minder herstarten, minder escalaties, minder “verborgen werk”. Dat vertaalt zich direct naar voorspelbaarheid in capaciteit en kosten.

Actie 2 — Plan niet méér, maar beter: 3 beslismomenten inplannen

Veel projecten lopen niet vast op planning, maar op besluitvorming. Plan deze week expliciet drie momenten:

1. Scope-besluit (wat doen we wel/niet)

2. Risico-besluit (welk risico accepteren we expliciet)

3. Go/No-Go voor volgende stap (met duidelijke criteria)

Gebruik per moment:

• Input (wat moet er klaar zijn)

• De beslissing (één zin)

• Beslisser (naam/rol)

• Deadline

• Consequentie bij uitstel

Meetbaar effect: Houd bij: doorlooptijd van besluiten (aantal dagen tussen vraag en besluit). Doel: 20–30% korter binnen 30 dagen, puur door expliciete beslismomenten.

Actie 3 — Bouw een “risicoroutine” van 10 minuten per week

Niet: een risicolog dat niemand leest. Wel: een ritme dat werkt.

• Kies een vast moment (bijv. maandag 09:00)

• Update alleen: top 5 risico’s, top 3 kansen

• Koppel elk risico aan één eigenaar + één actie

• Zet één risico per week op de agenda van uw beslisser

Meetbaar effect: Tel in 4 weken: hoeveel risico’s zijn actief gemitigeerd (actie gedaan), niet alleen “genoteerd”. Doel: minimaal 8 concrete mitigaties in 30 dagen.

Actie 4 — Maak kwaliteit concreet: “acceptatiecriteria vóór werk”

Deze week definieert u voor 2 producten/deliverables:

• Acceptatiecriteria (wat is goed genoeg?)

• Wie accepteert (naam/rol)

• Wanneer (moment in planning)

• Test/controle (hoe wordt beoordeeld)

Meetbaar effect: Minder herstelwerk. Meet: aantal correctierondes of rework-uren voor die deliverables. Doel: minstens 15% minder rework in de komende maand (u start met meten, niet met aannames).

Actie 5 — Stop met rapporteren om te rapporteren: 3 stuurgetallen

Kies drie stuurgetallen die u wekelijks in 5 minuten kunt leveren:

• Voortgang vs. plan (bijv. % deliverables)

• Besluiten: gevraagd / genomen / vastgelopen

• Risico’s: top 5 + trend (groen/geel/rood)

Meetbaar effect: Uw statusupdate wordt korter en scherper. Doel: maximaal 10 minuten voorbereiding per week én betere gesprekken.

Week 2: People competenties (5 acties)

Definitie (kort): People gaat over hoe u met mensen resultaat boekt: leiderschap, communicatie, conflicthantering, teamwork, onderhandelen en betrokkenheid. Dit is waar projecten vaak winnen of verliezen—zeker als de druk oploopt.

Actie 1 — Voer 3 “frictiegesprekken” die u uitstelt

Kies drie gesprekken die u al te lang vooruit schuift (stakeholder, collega, leverancier). Gebruik dit format:

• Wat zie ik feitelijk gebeuren?

• Wat is het effect op het project en op mensen?

• Wat heb ik nodig / wat verwacht ik?

• Wat heeft u nodig om dit waar te maken?

Meetbaar effect: Tel escalaties. Doel: minstens 1 escalatie voorkomen door vroegtijdige helderheid.

Actie 2 — Maak van samenwerking een afspraak, geen hoop

Breng uw kernteam bij elkaar en maak 5 expliciete werkafspraken:

• Bereikbaarheid en responstijd

• Besluitvorming (wie beslist waarover)

• Omgaan met wijzigingen

• Omgaan met meningsverschil

• Definitie van “done”

Meetbaar effect: Minder ruis. Meet: aantal keren dat afspraken “achteraf” uitgelegd moesten worden. Doel: halvering binnen 30 dagen.

Duidelijke werkafspraken verminderen afhankelijkheidsstress en verlagen verloop/uitval. Het is geen soft gedoe; het is risicobeheersing op menselijk gedrag.

Actie 3 — Train uw “helderheid in 60 seconden”

U oefent elke dag (zie ook Dagelijkse oefeningen) één pitch:

• Doel van de week

• Grootste risico

• Waar u besluit of hulp voor nodig hebt

Meetbaar effect: Uw team en stakeholders snappen sneller waar het echt om gaat. Meet: hoeveel keer u “even moet terugkomen” met aanvullende uitleg. Doel: 30% minder.

Actie 4 — Maak feedback veilig én concreet

Plan twee feedbackmomenten: één naar boven (opdrachtgever/manager) en één naar uw team.
Gebruik:

• Situatie (wanneer)

• Gedrag (wat deed iemand)

• Effect (wat gebeurde er)

• Verzoek (wat u wilt zien)

Meetbaar effect: Teamklimaat en snelheid. Meet: aantal issues dat direct in het team opgelost wordt i.p.v. via u. Doel: meer eigenaarschap (bijhouden met simpele telling).

Actie 5 — Eén conflict, één keuze: vermijden, verbinden of besluiten

Pak één terugkerend spanningspunt (prioriteit, scope, capaciteit). Kies bewust:

• Vermijden (tijdelijk parkeren met duidelijke datum)

• Verbinden (beide belangen zichtbaar maken en ruil organiseren)

• Besluiten (doorhakken met mandaat)

Meetbaar effect: Minder energieverlies. Meet: hoeveel uur per week gaat naar hetzelfde onderwerp? Doel: minstens 1 uur per week terugwinnen.

Week 3: Perspective competenties (5 acties)

Definitie (kort): Perspective gaat over de context: strategie, governance, compliance, organisatiecultuur, macht & belangen en de “omgeving” waarin uw project moet landen. Dit is het domein waar u van projectuitvoerder verandert in resultaatverantwoordelijke professional.

Actie 1 — Koppel uw project aan één strategisch doel (in gewone mensentaal)

Schrijf op:

• Welk organisatiedoel ondersteunt dit project?

• Welke KPI/ambitie raakt dit?

• Wat gebeurt er als het project niet slaagt?

Meetbaar effect: Sterkere business case en betere besluitvorming. Meet: hoe vaak u in overleggen moet “uitleggen waarom dit belangrijk is”. Doel: minder herhaling, meer alignment.

Actie 2 — Teken uw governance in 15 minuten

Maak een eenvoudig schema:

• Sponsor / opdrachtgever

• Beslissers

• Adviseurs

• Uitvoerders

• Belangrijkste escalatieroute

Voeg toe: welke besluiten horen waar?

Meetbaar effect: Minder vertraging door “verkeerde tafel”. Meet: hoeveel besluiten moesten opnieuw omdat de verkeerde mensen aan tafel zaten. Doel: nul in week 4.

Actie 3 — Stakeholderanalyse die u wél gebruikt

Niet een lijst, maar een stuurinstrument:

• Top 8 stakeholders

• Belang (hoog/middel/laag)

• Invloed (hoog/middel/laag)

• Houding (voor/neutraal/tegen)

• Eén concrete actie per stakeholder voor de komende 2 weken

Meetbaar effect: Minder verrassingen. Meet: aantal onverwachte bezwaren dat “laat” komt. Doel: minstens 2 bezwaren vroegtijdig ophalen.

Actie 4 — Maak compliance/kwaliteit hanteerbaar

Als u in een gereguleerde of politiek gevoelige omgeving werkt: vertaal eisen naar werkbare afspraken.

• Welke normen/wetten/procedures raken dit project?

• Wat is het minimale bewijs dat nodig is?

• Waar in het proces borgen we dit?

Meetbaar effect: Minder audit-stress en herstelacties. Meet: aantal “last-minute” verzoeken om bewijsstukken. Doel: 50% minder.

Actie 5 — Verandermanagement: definieer adoptie als deliverable

Schrijf voor één kernverandering:

• Wie moet anders gaan werken?

• Wat moeten zij kunnen/kennen?

• Wat is hun eerste kleine succesmoment?

• Hoe meten we adoptie?

Meetbaar effect: Adoptie is niet “na oplevering”, maar onderdeel van de scope. Meet: aantal mensen dat de nieuwe werkwijze binnen 2 weken gebruikt. Doel: eerste 20–30% adoptie (afhankelijk van omvang).

Projecten falen zelden op oplevering, maar op implementatie. Adoptie als deliverable verlaagt het risico dat investering “weglekt” na go-live.

Week 4: Integratie en reflectie

Deze week draait om het samenbrengen: Practice + People + Perspective. U maakt de stap van “ik doe de methode” naar “ik faciliteer transformatie”.

Actie 1 — Kies één bottleneck en los die holistisch op

Bottleneck-voorbeelden:

• Besluiten duren te lang

• Team levert niet op tijd

• Scope kruipt weg

• Stakeholders trekken aan het project

Holistische aanpak:

• Practice: welk proces/afspraak ontbreekt?

• People: welk gesprek of gedrag is nodig?

• Perspective: welk mandaat/strategiebelang speelt?

Maak één interventieplan van 5 regels en voer het uit binnen 48 uur.

Actie 2 — Doe een mini-competentiescan (nulmeting vs nu)

Scoor uzelf 1–5 op:

• Planning & voortgang (Practice)

• Risico’s & besluiten (Practice)

• Leiderschap & communicatie (People)

• Teamafspraken & feedback (People)

• Governance & stakeholdersturing (Perspective)

• Adoptie & borging (Perspective)

Meetbaar effect: U ziet groei waar u eerst “gevoel” had. Kies 2 scores die u in de komende maand nog één punt wilt verhogen.

Actie 3 — Borging: maak uw nieuwe routines onvermijdelijk

Kies 3 routines die u doorzet:

• 10-min risicoroutine

• 3 stuurgetallen per week

• 1 frictiegesprek per week (of per 2 weken)

Plan ze als vaste afspraken in uw agenda en koppel ze aan bestaande overleggen.

Actie 4 — Vraag 360° microfeedback (15 minuten)

Vraag drie mensen (teamlid, stakeholder, leidinggevende):

• Wat moet ik vooral blijven doen?

• Wat moet ik stoppen?

• Wat is één ding dat ik moet starten?

Meetbaar effect: U krijgt richting zonder lange trajecten. Noteer 1 patroon en maak er één actie van.

Dagelijkse oefeningen

Deze oefeningen kosten 10–15 minuten per dag en maken het verschil tussen “weten” en “doen”.

1. 60-seconden helderheid: doel, risico, hulpvraag

2. Eén microbesluit: welk besluit breng ik vandaag dichterbij?

3. Eén stakeholderactie: contact, check-in, verwachting scherpstellen

4. Eén teamactie: waardering, feedback, afspraak bevestigen

5. Reflectie (2 minuten): wat gaf vandaag energie, wat kostte energie, wat leer ik?

Meetbaar effect: Na 30 dagen heeft u 30 momenten van bewust sturen. Dat is precies hoe competenties trainen overgaat in gedragsverandering.

Praktijkvoorbeeld 

Organisatie: Zorgorganisatie (academisch ziekenhuis / grote zorginstelling)
Type project: Implementatie en opschaling van een projectmanagementwerkwijze + governance (portfolio- en projectsturing)
Jaar: 2023–2024
Complexiteit: Meerdere afdelingen, externe leveranciers, hoge verantwoordingsdruk, veel afhankelijkheden, beperkte capaciteit

Situatie

Het projectteam werkte hard, maar voelde continu druk: “alles is urgent”. Verschillende afdelingen trokken aan prioriteiten, overlegstructuren liepen vol, en besluitvorming werd vaak vooruitgeschoven omdat niemand precies wist wie waarvoor mandaat had. Projectmanagers waren vooral bezig met afstemmen en brandjes blussen, in plaats van sturen op resultaten. De frustratie was voelbaar: mensen wílden leveren, maar raakten energie kwijt in onduidelijkheid.

Probleem

De kern was niet gebrek aan inzet of kennis, maar een combinatie van:

• Onvoldoende duidelijke governance (wie beslist, wanneer, op basis waarvan)

• Versnipperde communicatie (informatie overal, maar nergens eenduidig)

• Te weinig routine in risicosturing (risico’s werden “bijgehouden”, maar niet actief gemanaged)

• Teams die elkaar moeilijk konden aanspreken, omdat de druk hoog was en men elkaar nodig had

Dat leidde tot vertraging, escalaties en een dalend vertrouwen: “het zal wel weer uitlopen”.

IPMA-aanpak (Holistische benadering)

De doorbraak kwam toen we Practice, People en Perspective tegelijk adresseerden:

• Practice: We introduceerden een compacte project-‘one pager’ en drie stuurgetallen per project. Geen extra papier, maar één gedeeld beeld. Risicosturing werd een 10-minuten routine met eigenaarschap per risico.

• People: We begeleidden projectmanagers en teamleads in het voeren van frictiegesprekken en in het expliciet maken van werkafspraken. Het doel was niet “aardig blijven”, maar professioneel duidelijk worden zonder de relatie te breken.

• Perspective: We maakten governance zichtbaar: mandaten, besluitvormingsmomenten en escalatieroutes. Besluiten werden gekoppeld aan vaste ritmes, zodat prioritering en voortgang voorspelbaar werden.

Cruciaal was dat dit niet werd ingestoken als “nu moet iedereen de methode volgen”, maar als: wat hebben jullie nodig om weer grip en werkplezier te ervaren én voorspelbaar te leveren?

Resultaat

Kwantitatief resultaat:

• Overleggen werden doelgerichter: minder herhaling en kortere besluitcycli (teams rapporteerden merkbaar snellere doorlooptijden van besluiten).

• Minder herstelwerk doordat acceptatiecriteria eerder werden vastgelegd.

Kwalitatief resultaat / menselijke impact:

• Projectmanagers ervoeren weer eigenaarschap: van reactief naar proactief sturen.

• Het vertrouwen tussen afdelingen groeide omdat verwachtingen expliciet werden gemaakt en besluiten duidelijk belegd waren.

• Teamenergie verschoof van “overleven” naar “leveren”.

Citeerbare quote (optioneel):
“Het verschil is dat we nu niet harder werken, maar slimmer sturen—en dat geeft rust.” – Teamlead projectorganisatie

Leermoment: Als u alleen de toolkant (Practice) aanscherpt zonder People en Perspective, blijft u trekken. Holistisch werken maakt het systeem draagbaar.

IPMA Training + Praktijkbegeleiding

Wilt u uw competenties niet alleen trainen, maar echt transformeren? Een certificaat kan een mijlpaal zijn, maar duurzame groei ontstaat pas wanneer u nieuw gedrag inbouwt in uw dagelijkse praktijk—zodat u onder druk juist beter wordt.

Voor wie is dit interessant:

• Organisaties die projectmanagers willen laten groeien zonder dat projecten “even stilvallen” tijdens training

• Teams waar projecten escaleren door onduidelijke rollen, besluitvorming of scope

• Professionals die willen transformeren van brandjes blussen naar voorspelbaar sturen op resultaten

• Projectmanagers die zich voorbereiden op IPMA D, C of B en een stevig, praktijkgericht ontwikkelpad zoeken

Onze aanpak: Trainen om te Transformeren

Wij kijken verder dan een competentielijst. We combineren:

• gerichte training op IPMA-competenties,

• praktijkbegeleiding on the job,

• aandacht voor governance, samenwerking en cultuur,

• en borging: wat u na de training anders gaat doen (en volhoudt).

Resultaten (voorbeeldmatig, meetbaar én menselijk):

• Kortere besluitcycli en minder misverstanden door eenduidige sturing

• Minder herstelwerk door heldere acceptatiecriteria

• Meer eigenaarschap, betere samenwerking en minder escalaties onder druk

Voor u als projectmanager: direct toepasbaar—zoals het 30-dagen plan in dit artikel.

Uw transformatie start vandaag

Met dit 30-dagen plan heeft u de tools in handen om uw IPMA-competenties direct te vertalen naar meetbaar resultaat. De stap van projectleider naar een strategisch sterke projectprofessional vraagt om focus op Practice, People en Perspective. Door deze acties consequent toe te passen, creëert u niet alleen rust en overzicht voor uzelf, maar ook maximale waarde voor uw organisatie.

Bent u klaar om de volgende stap te zetten en je projecten en carrière duurzaam te transformeren? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek via ons onderstaand formulier of bel naar 030-2211987.